Es ist ein Moment, der für Verwirrung und Ärger sorgt: Sie öffnen einen Brief und finden darin eine Mahnung eines Inkassounternehmens, obwohl Sie die zugrundeliegende Rechnung längst beglichen haben. Die gute Nachricht vorweg: In den allermeisten Fällen lässt sich eine solche Situation schnell und einfach aufklären. Wichtig ist nur, dass Sie jetzt besonnen und richtig reagieren. Wir erklären Ihnen, warum es zu solchen Fällen kommt und welche Schritte Sie nun unternehmen sollten.
Warum kommt eine Inkasso-Mahnung trotz Bezahlung?
Der häufigste Grund für ein Inkassoschreiben trotz erfolgter Zahlung ist eine simple zeitliche Überschneidung. Der Ablauf sieht oft so aus:
- Sie überweisen den offenen Betrag.
- Während Ihre Zahlung bearbeitet wird (was je nach Bank 1–2 Werktage dauern kann), hat Ihr Gläubiger die offene Forderung bereits als überfällig eingestuft.
- Der Gläubiger beauftragt ein Inkassounternehmen wie Capitol Inkasso mit dem Einzug der Forderung.
- Das Inkassounternehmen versendet ein Mahnschreiben an Sie.
In diesem Szenario haben sich Ihre Zahlung und die Beauftragung des Inkassodienstleisters überschnitten. Weitere, seltenere Gründe können ein Zahlendreher im Verwendungszweck sein, sodass die Zahlung nicht korrekt zugeordnet werden konnte, oder eine Zahlung auf ein altes, nicht mehr gültiges Konto des Gläubigers.
Schritt für Schritt: Was jetzt zu tun ist
Wenn Sie ein Inkassoschreiben erhalten, obwohl Sie bereits gezahlt haben, sollten Sie nicht in Panik verfallen, aber das Schreiben auch keinesfalls ignorieren. Gehen Sie systematisch vor:
- Unterlagen prüfen: Suchen Sie Ihren Zahlungsbeleg heraus. Das ist in der Regel der Kontoauszug (digital oder in Papierform). Prüfen Sie genau: Wann haben Sie welchen Betrag an wen und mit welchem Verwendungszweck überwiesen?
- Zahlungsnachweis erbringen: Nehmen Sie Kontakt mit dem Inkassounternehmen auf und legen Sie Ihren Zahlungsnachweis vor. Am einfachsten geht das per E-Mail. Eine Kopie oder ein Screenshot des Kontoauszugs, auf dem Zahlungsempfänger, Betrag, Buchungsdatum und Verwendungszweck klar erkennbar sind, ist ausreichend. Andere, nicht relevante Buchungen können Sie schwärzen.
- Den Fall klären lassen: Sobald der Nachweis vorliegt, wird das Inkassounternehmen den Sachverhalt prüfen. Bestätigt sich die Überschneidung, wird der Fall in der Regel umgehend geschlossen.
Für eine schnelle und unkomplizierte Klärung können Sie uns bei Capitol Inkasso direkt kontaktieren. Sie erreichen uns telefonisch von Montag bis Freitag zwischen 8 und 17 Uhr unter 02131 70 84 305 oder per E-Mail an support@capitol-inkasso.de. Auch unser Online-Schuldnerportal steht Ihnen zur Verfügung.
Wer trägt die Kosten bei einer Zahlungsüberschneidung?
Dies ist eine entscheidende Frage. Die Antwort hängt davon ab, ob Sie sich zum Zeitpunkt der Beauftragung des Inkassounternehmens bereits in Zahlungsverzug befunden haben. Zahlungsverzug tritt in der Regel automatisch ein, wenn eine im Vertrag oder auf der Rechnung genannte Frist nicht eingehalten wird.
Haben Sie die Rechnung erst nach Eintritt des Verzugs, aber kurz vor Erhalt des Inkassoschreibens bezahlt, kann es sein, dass die bis dahin entstandenen Inkassokosten (der sogenannte Verzugsschaden) dennoch von Ihnen zu tragen sind. Haben Sie hingegen fristgerecht vor Eintritt des Verzugs bezahlt, müssen Sie für die Inkassokosten nicht aufkommen. Ein seriöses Inkassounternehmen wie Capitol Inkasso wird dies nach Vorlage Ihres Zahlungsbelegs sorgfältig prüfen und den Fall entsprechend bearbeiten.
Ein Missverständnis aus der Welt schaffen
Ein Inkassoschreiben trotz bereits getätigter Zahlung ist ärgerlich, aber meist nur ein kleines Ärgernis, das auf einem Missverständnis beruht. Bleiben Sie ruhig, handeln Sie überlegt und suchen Sie den Dialog. Durch die Vorlage eines eindeutigen Zahlungsnachweises lässt sich die Angelegenheit in den meisten Fällen schnell und ohne weitere Konsequenzen für Sie klären. Wir von Capitol Inkasso sind bei Rückfragen für Sie da und helfen Ihnen, den Sachverhalt aufzuklären.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.