Ein Brief mit dem Wort „Inkasso“ löst bei den meisten Menschen erst einmal Stress aus. Das ist verständlich – und in fast allen Fällen unnötig. Wer strukturiert vorgeht, klärt den Vorgang oft binnen weniger Minuten und vermeidet zusätzliche Kosten oder ein gerichtliches Verfahren. Die folgenden fünf Schritte helfen Ihnen dabei, in Ruhe die richtige Entscheidung zu treffen.
1. Ruhig bleiben und das Schreiben komplett lesen
Ein Inkassoschreiben ist keine Vollstreckung. Es ist eine Zahlungsaufforderung mit einer Frist. Solange Sie innerhalb dieser Frist reagieren – und sei es nur, um Rückfragen zu stellen – geraten Sie nicht in die nächste Stufe. Lesen Sie das Schreiben deshalb einmal komplett durch, bevor Sie handeln.
2. Ist das Schreiben echt?
Prüfen Sie Absender, Registrierung, Aktenzeichen und ob Hauptforderung, Verzugszinsen und Inkassokosten getrennt ausgewiesen sind. Echte Inkassounternehmen sind im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen, arbeiten mit einer Bankverbindung auf den eigenen Firmennamen und drohen niemals mit Verhaftung oder Hausdurchsuchung. Wenn Sie unsicher sind: In unserem Beitrag „Ist die Forderung echt?“ finden Sie eine ausführliche Checkliste.
3. Kennen Sie die ursprüngliche Forderung?
Fragen Sie sich: Hatte ich mit dem genannten Gläubiger tatsächlich einen Vertrag, eine Bestellung, ein Abo? In vielen Fällen fällt sofort ein, worum es geht (eine offene Rechnung, ein vergessenes Abo, eine Nachforderung). Dann ist der einfachste Weg die Zahlung. Erkennen Sie die Forderung nicht, ist das kein Grund zur Panik – melden Sie sich beim Inkassounternehmen und bitten Sie um die Unterlagen (Rechnung, Vertrag, Mahnhistorie).
4. Reagieren – auch wenn Sie nicht sofort zahlen können
Der teuerste Fehler ist Nichtstun. Wer sich meldet, hat fast immer Handlungsspielraum. Können Sie den Gesamtbetrag nicht sofort aufbringen, ist eine Ratenzahlung möglich; wie das genau funktioniert, erklärt unser Beitrag „Ratenzahlung beim Inkasso“. Gibt es einen sachlichen Einwand gegen die Forderung, teilen Sie ihn schriftlich mit, damit er im Vorgang dokumentiert ist.
5. Zahlen oder klären – nicht beides gleichzeitig
Wenn die Forderung berechtigt ist, zahlen Sie am besten direkt per Überweisung oder – wo verfügbar – online im Portal. Verwenden Sie unbedingt das im Schreiben angegebene Aktenzeichen als Verwendungszweck, sonst kann Ihre Zahlung nicht zugeordnet werden. Wenn Sie die Forderung bestreiten, zahlen Sie nicht „vorsichtshalber“, sondern klären Sie sie schriftlich – sonst gilt die Zahlung als Anerkenntnis.
Kurz zusammengefasst: Öffnen, prüfen, einordnen, reagieren, dann zahlen oder klären. Wer diese Reihenfolge einhält, kommt in aller Regel ohne zusätzliche Kosten aus dem Vorgang heraus.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.