Offene Rechnungen sind für jedes Unternehmen eine Belastung. Sie binden Kapital, beeinträchtigen die Liquidität und verursachen administrativen Aufwand. Wenn das eigene Mahnwesen an seine Grenzen stößt, stellt sich die Frage: Ab wann lohnt es sich, ein Inkassounternehmen zu beauftragen? Dieser Ratgeber gibt Ihnen als Unternehmer eine klare Orientierung.
Die Grundlage: Forderung fällig und Schuldner in Verzug
Bevor Sie ein Inkassounternehmen einschalten können, müssen zwei grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein: Die Forderung muss fällig und der Schuldner muss in Zahlungsverzug sein. Eine Forderung ist fällig, wenn der auf der Rechnung angegebene Zahlungstermin verstrichen ist. Der Verzug tritt in der Regel durch eine Mahnung ein, in der Sie den Schuldner nach Fälligkeit zur Zahlung auffordern.
Gegenüber Geschäftskunden (B2B) kann der Verzug auch automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung eintreten, ohne dass eine Mahnung erforderlich ist. Eine klare und eindeutige Kommunikation im Vorfeld ist jedoch immer empfehlenswert.
Wenn das eigene Mahnwesen an seine Grenzen stößt
Viele Unternehmen verfolgen einen mehrstufigen internen Mahnprozess, der mit einer freundlichen Zahlungserinnerung beginnt und in deutlicheren Mahnungen mündet. Gesetzlich ist die Anzahl der Mahnungen nicht vorgeschrieben. Wichtig ist allein der Eintritt des Verzugs. Spätestens wenn Ihr kaufmännisches Mahnverfahren ohne Reaktion oder Zahlungseingang bleibt, ist der Zeitpunkt für professionelle Unterstützung gekommen.
Der richtige Zeitpunkt: Wann sich die Beauftragung lohnt
Die Entscheidung, einen externen Dienstleister einzuschalten, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Folgende Anzeichen deuten darauf hin, dass es sinnvoll ist, ein Inkassounternehmen wie Capitol Inkasso zu beauftragen:
- Keine Reaktion: Der Kunde reagiert weder auf Mahnungen noch auf Anrufe.
- Zahlung zugesagt, aber nicht geleistet: Der Kunde vertröstet Sie wiederholt, ohne die Rechnung zu begleichen.
- Forderung ist unbestritten: Der Kunde hat die Leistung oder Ware erhalten und keine Mängel angezeigt, zahlt aber trotzdem nicht.
- Fehlende Ressourcen: Ihnen und Ihrem Team fehlen Zeit und Kapazitäten, um die Forderung konsequent weiterzuverfolgen.
- Wahrung der Professionalität: Sie möchten die weitere Kommunikation einem neutralen Dritten überlassen, um die Geschäftsbeziehung nicht unnötig weiter zu belasten.
Die Vorteile einer professionellen Forderungsrealisierung
Die Übergabe an ein spezialisiertes Unternehmen kann entscheidende Vorteile bringen. Als BDIU-Mitglied stellt Capitol Inkasso sicher, dass der gesamte Prozess fair, transparent und streng nach den gesetzlichen Vorgaben abläuft. Unsere geschulten Mitarbeiter agieren als Vermittler mit dem Ziel, eine für beide Seiten tragfähige Lösung zu finden, wie beispielsweise eine Ratenzahlung.
Durch das Outsourcing des Forderungseinzugs entlasten Sie Ihre Buchhaltung und gewinnen Zeit für Ihr Kerngeschäft. Ein konsequentes Vorgehen durch einen etablierten Dienstleister kann zudem die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungseingangs erhöhen und Ihre Liquidität verbessern.
Wer trägt die Kosten für das Inkasso?
Eine häufige Sorge von Unternehmen sind die Kosten. Hier schafft der Gesetzgeber Klarheit: Befindet sich Ihr Kunde in Zahlungsverzug, ist er grundsätzlich verpflichtet, die Kosten für das Inkassoverfahren als sogenannten Verzugsschaden zu tragen. Die Höhe dieser Kosten ist gesetzlich geregelt und richtet sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), wie es im § 4 Abs. 5 RDGEG festgelegt ist. Für Sie als Gläubiger ist die Beauftragung im Erfolgsfall somit in der Regel kostenneutral.
Ihr nächster Schritt: Forderung unkompliziert übergeben
Wenn Sie zum Schluss kommen, dass Ihr internes Mahnwesen ausgeschöpft ist, kann die Übergabe an einen seriösen Partner der logische nächste Schritt sein. Capitol Inkasso bietet Ihnen die Möglichkeit, unbestrittene Forderungen schnell und digital zur Bearbeitung einzureichen. Wir prüfen Ihren Fall und leiten professionell die nächsten Maßnahmen ein, um Ihre berechtigten Ansprüche durchzusetzen.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.